問い合わせ後、初回のお打ち合わせで必要な準備と進め方

ホームページから問い合わせを受けたら
ホームページからの問い合わせはとても大切です。まずはお打ち合わせの約束ををいたしましょう。
特に初回のお打ち合わせは、ビジネスを始める上でとても大事な時間です。この時間を使って、お互いのことを理解し合うことがとても大切です。
特に、ウェブマーケティングを依頼する会社にとって、この最初の話し合いで信頼関係を作れるかどうかが、その後の長い関係に大きく影響します。

この記事では、ハマ企画が行っているお問い合わせ準備の仕方やポイントを、問い合わせをいただいてから初回お打ち合わせまでの流れに沿って説明します。事例です。

最初は問い合わせ内容の確認

初回お打ち合わせの準備をする前に、まずは問い合わせの内容をもう一度しっかりと読み直し、相手が何を求めているのかを理解しましょう。
相手が解決したい問題は何なのか、そして自社のサービスがその問題にどう役立てるのかを考えることがとても大切です。
そのためには、問い合わせの要望と相手が抱えている課題についてよく考える必要があります。その問い合わせに対して自社がどんな対応ができるかを考えることで、相手が抱えている問題により適した提案をすることができます。

問い合わせ後の自動返信メールのあとは、相手に合わせメールを送りましょう。
こちらからのアピールや定型文より、相手の課題を受け止め心のこもった返信をすることでお問い合わせをいただいた相手は安心します。

また最初の問い合わせメールだけではわからない場合には、返信メールや電話で追加の質問をすることも必要になるかもしれません。相手の期待に応えられるように、必要な情報をしっかり集めましょう。

こうして、初回お打ち合わせの前にしっかりと準備しておくことで、信頼関係を築くための第一歩を踏み出すことができます。

初回お打ち合わせのための情報集め（お打ち合わせ相手と、そのホームページの現状把握と提案書作成）

次に、問い合わせ内容に合わせて、自社の提案が相手に合っているかを確認します。このとき、次の情報を集めるのが役立ちます。

• ホームページのチェック: 相手の会社のウェブサイトを見て、どんな情報を発信しているか、どんなお客さんに向けてメッセージを出しているかを確認します。相手のホームページをしっかり見ておくことで、どのような方向性でビジネスを展開しているのかを理解できます。
• ahrefでの調査: ハマ企画ではahrefなどのツールを使っています。
  その会社のサイトのリンクやSEOの状況を調べ、どんな課題があるかを把握します。このようなツールを使うことで、相手のホームページの強みや弱みを明確にし、どこを改善すべきかの判断材料にすることができます。
• 業界の調査とキーワードの確認: 相手の会社が属する業界について調べ、重要なキーワードやGoogleでの順位を確認して、業界内での立ち位置や競争状況を理解します。
  また、業界のトレンドや競合の状況を把握することで、相手に対して価値のある情報を提供し、相手との信頼を深めることができます。

これらの情報をもとに、自社のサービスの提案資料を作り、相手の問題にどう対応できるかをはっきりさせます。提案資料は、相手のニーズに合った具体的な解決策を示すものであり、初回お打ち合わせの成功にとても重要な役割を果たします。

提案書については使いまわしをすることが多いようですが、少しでもお打ち合わせ相手の情報や業界または課題についてエッセンスを入れることで、お問合せをされた方に寄り添うことができます。

初回お打ち合わせ準備のポイント

初回お打ち合わせに向けて、大まかなシナリオを作成しておくことも大事です。
相手のニーズに合わせて話の流れを考え、提案資料は前日までに完成させ、一晩寝かせてから再確認します。

また、面談には一人で行わずに、同席者を参加させ、相手の課題をより深く理解できるようにしましょう。事前に同席者にも資料を確認してもらい、全員が同じ理解を共有していることを確認します。

同席者がいることで、複数の視点から相手の課題を捉えることができ、より適切な対応が可能になります。また、同席者と事前に役割分担を決めておくことで、面談中の進行がスムーズになり、より効果的なコミュニケーションが取れるようになります。

初回お打ち合わせ時のポイント

お打ち合わせ当日は、相手に話をしてもらい、こちらはしっかりと耳を傾けることが大切です。その後、相手の課題を確認し、提案書に基づいて説明を進めましょう。次のタスクを明確にし、次回の打ち合わせやフォローアップの予定を決めることも効果的です。

相手の話を聞く際には、お問い合わせメールを参考に、相手の問題や重視する点を理解しましょう。適切な質問を通じて相手の本音や具体的なニーズを引き出し、解決策をわかりやすく伝えることを心がけてください。

お打ち合わせ後のフォローアップ

お打ち合わせ後はすぐに議事録を送ります。ハマ企画ではAIを活用して議事録を作成しており、迅速かつ正確に内容を共有できます。議事録は相手だけでなく社内でも共有し、チーム全体で次の行動を一貫して進めることを目指しています。

議事録を送る際には、次のステップを確認するメッセージを添えると良いでしょう。次のステップとは、課題解決のためのタスクや次回の打ち合わせなどです。これにより、相手は次に何をすべきかを明確に理解し、双方のコミュニケーションが円滑になります。

まとめ

初回のお打ち合わせは信頼関係を作り、課題を解決するための大事なステップです。
ここでは、お問い合わせをいただいた直後から初回お打ち合わせ後のフォローアップまでを自社事例として伝えてまいりました。

とにかく、お打ち合わせではしっかり準備し、相手の話をよく聞くことで、お打ち合わせがうまくいき、長く良い関係を築く基礎づくりができます。

ハマ企画は、ウェブマーケティング支援を通じて、お客様と一緒に成長していくことを目指しています。共に新しいチャンスを見つけられるよう努めています。

最後にハマ企画の経営指針にある お客さまに向けての企業目的のいち文をご紹介いたします。

ひとつひとつの達成を　喜びに変え　未来へ繋げます