議事録の書き方でホームページ制作会社の質がわかる
貴社にとってホームページ制作会社が最適かどうか、
事例よりも明確な判断基準は議事録です。
- たかが議事録
- されど議事録
メッセージやチャット全盛な中で、議事録の重要性が見つめ直されています。
ホームページ制作会社から議題・議事録いただいていますか？
ホームページ制作や更新運用の依頼が必要で、ホームページ制作会社さんとお打合せをする時、
- 制作会社さんから議題を予めいただいていますか？
- お打合せ終了後議事録をいただいていますか？
議題は前日までに、ホームページ制作会社さんからいただいてください。
話内容が明確ではないのに、お打合せするということは皆さんの大切な時間を奪ってしまいます。
ひとつひとつのお打合せがプロジェクトであるよう丁寧に進める必要があります。
議事録は翌営業日までに、ホームページ制作会社さんからいただいてください。
お打合せで決めたことを確定させる、「約束ごと」を明確にしてタスクにするための手続きを説明するために必要だからです。
約束ごとを見える化するための書類だから
「約束ごと」を見えるかお打合せの内容（テーマ）をひとつずつすすめていくなかで、そのテーマを解決するための、約束ごとが出てきます。
その場では約束をしていても、何かに記さないと人は忘れていまします。
また約束を覚えていても、その背景まで覚えていないことがあり、結論誤解が生じ、お打合せのやり直しどころか、プロジェクトが止まってしまいます。
議事録の書き方とポイント
議事録の書き方
特に定めはありません、ただしお互いが理解するために、
テーマ事に分節を決め、説明文より箇条書きで表現した方がわかりやすいでしょう
議事録を記すモノ
ホームページ制作会社さんと貴社でグループウェアなどを活用している場合は、
そのままの投稿でいいでしょう。
ただ、書類に捺印が必要であったり、ホームページ制作会社さんと貴社で約束ごと（タスク）
を明確にしたいのならばWordなどでフォーマットを使い、共有することをおすすめいたします。
この場合、ひとつだけデメリットがあります。
グループウェアやメール添付、クラウドで共有をした場合、議事録のプレビューができない
（概要がわからない）ため、見落とす可能性があります。
議事録に必要なポイント
- 開催時間：議事録の日付、時間単位まで記載します
- 開催場所：どこで開催したのか、Skypeなどのオンラインの場合はSkypeと記載し、できれば共有URLの記載も
- 出席者：関わったかた全てを記載しましょう
- テーマ：なんのためにお打合せを開催するのかを明確に
- 項目：テーマを解決するための項目を記載
- タスク：項目を解決するための「やること」リスト
項目としてはまだ色々とありますが「誰が何をどのようにいつまでにやる」というような5W1Hまたは5W2H基準で記載するとより理解しやすくなります。
素早く議事録を書き上げるには
議事録の時間がとれない…ホームページ制作会社さんがこのような発言をするということは言語道断です。
まず発言しないとは思いますが。
これは議事録を発言を記する会話記録になってしまうからです。
議事録は会話を記録することではなく約束ごとを記載すればいいのです。
その場合、議題が勝負となります
議題でテーマと項目を確定していれば、議事録は議題をふくらませればいいのです。
議事録はそのままにしない
議事録はそのままにしなようにしてください、継続するミーティングでは必ず議事録の読み合わせを最初にして
約束ごとの確認をしてください。
議事録の書き方でホームページ制作会社の質がわかる
議事録の書き方もその会社のノウハウです。
ホームページはコミュニケーションツール、そのツールを制作するホームページ制作会社さんが議事録でコミュニケーションできないのはとても寂しいことです。
もし、貴社が相談するホームページ制作会社さんが議事録をつくることのできない会社さんだったら、議事録がかけるよう育てるという方法もあります。
業者さんを変える方法もありますが、貴社にとって貴社を理解しているホームページ制作会社さんならば、お互いに育てるという行動が、ホームページで成果をだすためのプロジェクトのスタートになるかもしれませんね。
