「Microsoft365サブスクリプションを契約していますか？」そう聞かれたら、多くの会社が「はい」と答えるでしょう。
しかし次に、「Microsoft365で何を使っていますか？」と聞かれた場合、ワード・エクセル・パワポ以外のアプリケーションや機能をすぐに答えられるでしょうか。
実は中小企業では、Microsoft365を契約しているものの、どの機能を利用しているのか、誰が管理しているのかを十分に把握できていないケースが少なくありません。
今回は、Microsoft365の利用状況を見直すポイントについてご紹介します。
Microsoft365は「サブスク型」のサービスです
Microsoft365は、WordやExcelを購入して使う従来のソフトとは少し考え方が異なります。以前はWordやExcelを買い切りで購入し、そのバージョンを長く使い続けることが一般的でした。
一方、Microsoft365は月額または年額で利用するサブスクリプション型のサービスです。契約期間中は常に最新の機能やセキュリティ更新が提供されます。
例えば、
- WordやExcelの機能改善
- セキュリティ対策の更新
- Teamsなどの新機能追加
- 不具合修正
などが定期的に行われています。そのため、「WordやExcelを使うための契約」というより、「Microsoftの業務サービスを継続的に利用するための契約」と考えると分かりやすいかもしれません。
ただし、契約していてもWordやExcelを使うだけだったり、実際にどの機能を利用しているのか把握していないケースも少なくありません。
次の章では、そのような状況について見ていきましょう。
Microsoft365はWordとExcelだけのサービスではありません
Microsoft365というと、WordやExcelを思い浮かべる方が多いかもしれません。しかし実際には、以下のようなサービスが含まれています。
- Word
- Excel
- PowerPoint
- Outlook
- Teams
- OneDrive
- Forms
- SharePoint
契約プランによって利用できる機能は異なりますが、多くの企業では想像以上に多くのサービスが含まれています。ワード～Outlookまではおなじみですね。Teams（オンラインミーティング、チャット）、OneDrive（データのクラウド格納）あたりはいかがでしょうか
「とりあえず契約したまま」になっていませんか？
Microsoft365を導入した理由は会社によってさまざまです。例えば、以下のようなケースがありそうです。
- パソコン購入時に勧められた
- WordやExcelを使い慣れていた
- 取引先とのやり取りでWordやExcel、Teamsが必要だった
- 前任者が契約していた
導入当初は明確な理由があったとしても、数年経つと「なぜ契約しているのか」が曖昧になってしまうこともあります。その結果、
- 誰が管理者なのか分からない
- 契約しているプランが分からない
- 利用している機能が分からない
という状態になってしまうことがあります。
実は使える機能を知らないこともあります
Microsoft365を契約していても、すべての機能を把握している会社は多くありません。例えばオンライン会議。
以前はオンライン会議にZoom（無料版）を利用していたものの、後からTeamsも利用できることに気づいたというケースもあります。
もちろんZoom（無料版）でも問題ないのですが、無料版のユーザーがホストの会議では、時間制限があったりクラウド録画機能が使えなかったりと制約があります。
せっかくMicrosoft365を契約しているなら、上記のような制限なしにTeamsが使用できるかもしれませんので、確認してみましょう！
また、OneDriveというクラウドストレージ機能が含まれていることを知らずに利用していたり、逆に契約しているのに一度も活用していなかったりすることもあります。
退職者が社内共有ストレージやGoogle共有ドライブに上げ忘れていて、PCデスクトップに置き去りにされていたデータ、もしかしたら退職者のOneDriveに残っているかもしれません。
機能を知らないこと自体は問題ではありません。問題なのは、「何が使えるのか分からない」「誰も把握していない」という状態です。
一度確認しておきたいポイント
Microsoft365を利用している場合は、以下の点を確認しておくと安心です。
利用している機能
- Word
- Excel
- Outlook
- Teams
- OneDrive
実際にどの機能を利用しているかを整理してみましょう。
管理体制
- 管理者は誰か
- 管理者アカウントは共有されているか
- ライセンス数は適切か
担当者の退職や引継ぎの際に困らないようにしておくことが大切です。
利用していない機能
利用していない機能があっても問題ありません。ただし、「使っていないと思っていたが実は利用していた」というケースもあります。
特にOneDriveは、利用者本人が意識しないまま設定されている場合もあるため、一度確認してみることをおすすめします。
また、デスクトップやダウンロード、ドキュメントをOneDriveに同期する設定になっていることがよく見受けられます。
その場合、OneDriveの容量が近づくと、PC容量はまだまだあるはずなのに、やたらとアラートが出てきてうざったい思いをすることになります。
Microsoft365は導入よりも管理が重要です
Microsoft365は便利なサービスですが、契約しただけでは十分に活用できません。
大切なのは、以下を把握しておくことです。
- 何を利用しているのか
- 誰が管理しているのか
- どのように運用しているのか
もし、「Microsoft365を契約しているけれど、実際に何を使っているのかよく分からない」という場合は、一度利用状況を整理してみてはいかがでしょうか。
意外な発見があるかもしれません。
まとめ
Microsoft365はWordやExcelだけのサービスではありません。しかし中小企業では、契約しているものの利用状況を十分に把握できていないケースも少なくありません。
まずは、確認することから始めてみましょう。
- 何を契約しているのか
- どの機能を利用しているのか
- 誰が管理しているのか
ITサービスは導入することが目的ではなく、業務を円滑に進めるための手段です。
定期的に利用状況を見直すことで、より効率的な活用につながります。
