サイボウズlive

ホームページ制作や案件管理にサイボウズliveを使ってみる


この記事の所要時間: 350

ホームページ制作や案件管理にサイボウズliveを使ってみる

貴社は案件管理にどのようなツールを利用されていますか?

  • Excel
  • メール
  • GoogleDrive

ハマ企画ではサイボウズliveを使っています。

ホームページ制作会社の何が気になる?働いている立場から答えてみました

 

ハマ企画がサイボウズliveを案件管理として使う理由

サイボウズlive

サイボウズliveが登場した直後、ハマ企画では即導入しました。

案件管理として使う理由

  • 無料である
  • 「とりあえず」基本的な管理ができる
  • スマートフォン対応
  • 検索性がいい

現在ハマ企画では30ほどのプロジェクトをサイボウズliveで管理をしています。

ハマ企画式サイボウズlive活用方法

お客さまとの進捗管理用に

ホームページリニューアルやホームページ運用の進捗管理用としてプロジェクト(お客さま)毎に
サイボウズliveのグループを利用しています。

活用方法

  • ドキュメントの共有
  • 議題・議事録の見える化
  • 進捗管理
  • 案件依頼

あまり細かなタスクをつくらず、掲示板と共有フォルダを中心に利用しています。

お客さまとの共有をしているグループであるため、漏れがないようにすすめています。
通常はメーリングリストや特定有料ツールを利用していました。

メーリングリストは見落としが多く事故が発生が多いため利用していません
有料ツールは案件によっては予算オーバーをする可能性があるため利用は控えています

社内連絡用に

サイボウズlive社内用

社内での即の連絡は他のツール(チャット系)を利用しています。
社内の取り決めは自社のホームページなどの管理は全てサイボウズliveを活用

  • 社内議事録
  • 自社ホームページ更新
  • 案件管理

この中でも案件管理は、案件相談が出た時点で全社共有をしています。
専門用語で「見込み客」または「リード」と言われるものです。

サイボウズlive案件管理室

お客さまから相談をいただいた時点で次のような項目を共有

  • 相談日時
  • 会社プロフィール(社名、ご担当、住所、連絡先、会社のホームページ、業務内容、規模など)
  • 相談内容
  • 今後のタスク

ハマ企画に相談いただく大切なお客さまです社内で共有し無駄や漏れが内容常に見える化をしています。

社外共有用に

案件に含まれない社外共有として活用、主にここに入るグループ

  • 上級ウェブ解析士のフォローアップ
  • YaokohamaWebAnalyst特定研究会(ウェブ解析士合格後のフォローです)
  • 大きめのイベント管理

運用方法は各リーダーに一任しています。

Facebookと違いサイボウズliveはストック型だから

最近 FacebookメッセージやFacebookグループで業務の進捗を行う方がいらっしゃいます。
Facebookは即効性がありMessengerは気軽なショートメール感覚で利用できます。

しかしFacebookそのものがタイムラインを軸としたフロー型なため流れてしまいます。
過去の対応を確認したり追いかけることができず
「言った言わない」という事故が発生しやすいため、弊社では利用を控えるようにしています。

サイボウズliveはストック型であるため、この事故が発生しづらくなっています。

サイボウズliveクライアントとのやりとり

この先はCRMやマーケティングオートメーションへと

本日は弊社の業務とサイボウズliveをご紹介しました。
サイボウズliveは完璧なツールではありません「もっとこれに対応して欲しい」と思うこともあります。

この先はCRM(顧客管理システム)、SFA(営業支援システム)、MA(案件創出システム)へと進みます。
弊社ではインド製のオープンソースCRMを現在試験導入中です。

CRM

サイボウズliveの先へ、社内業務として各ツールが「馴染む」ように試行錯誤をしています。

ホームページ制作や案件管理にサイボウズliveを使っているハマ企画

今やハマ企画ではサイボウズliveは必要不可欠な道具となっています。
ただし道具に振り回されないよう、最低限でかつ会社に合った方法ですすめています。

弊社の本業とは関係のない部分ではありますが、これがあってこその業務です。

Webマーケティングをやっているホームページ制作会社で働くということ